Studi Kasus Antrian pada Kantor Pajak
Studi kasus BotAntrian.com untuk kantor pajak
Apa itu BotAntrian.com ?
Adalah platform backend whatsapp bot untuk membantu pemilik bisnis/ pemilik jasa layanan masyarakat menyediakan fasilitas manajemen antrian untuk pengguna jasa / pelanggan. Dengan antrian yang tertata baik, menghindari adanya kerumuman sejumlah orang , pengumpulan database profile pelanggan / pengguna jasa.
Platform backend whatsapp bot juga menyediakan manajemen konten agar pengguna jasa / pelanggan dapat mengetahui informasi / peraturan / produk jasa / produk benda yang dimiliki oleh pemilik bisnis / pemilik jasa. Semua konten dan menu dapat diatur sesuka hati oleh pemilik bisnis / pemilik jasa.
Masalah apa yang dipecahkan oleh botantrian.com ?
1. Pembatasan jumlah tamu / pelanggan yang akan datang ke lokasi, agar tidak terjadi kerumunan orang / kerumunan mobil / motor parkir pada lokasi tersebut.
2. Autoreply konten pada whatsapp yang dapat diatur oleh client / pemilik bisnis / pemilik jasa.
3. Navigasi menu , sub menu yang dapat diatur oleh client / pemilik bisnis / pemilik jasa.
Studi Kasus untuk Client Kantor Pajak Pratama berbagai tempat
Masalah 1: Wajib Pajak menghubungi whatsapp petugas pajak, menanyakan hal / informasi mengenai perpajakan. Butuh waktu banyak untuk 1 orang AR (account representative) menjawab pertanyaan umum / dasar tersebut.
Solusi : Botantrian.com Menyedikan Content Management System, dimana Konten Informasi pada whatsapp bot dapat diisi sendiri oleh petugas / staff Kantor Pajak Pratama.
Masalah 2: Wajib Pajak datang ke kantor pajak, akan tetapi karena ada pembatasan / quota perhari, maka Wajib Pajak yang terlanjur datang, tidak bisa dilayani pada hari tersebut, dan harus datang esok,lusa atau beberapa hari lagi.
Solusi : Pada botAntrian.com disediakan halaman website untuk menampilkan jumlah tamu yang sudah mendaftar dan akan dilayani pada hari tertentu, Sehingga Wajib Pajak dapat melihat apakah hari ini masih mendapatkan kuota atau sudah habis.
Masalah 3 : Mengumpulkan Alamat dan nomor Hape Wajib Pajak adalah hal yang sulit. Seringkali alamat yang dikirimkan melalui kantor pos ke alamat pemilik wajib pajak sudah tidak valid lagi, Sedangkan untuk mendapatkan nomor hape wajib pajak, hanya bisa dilakukan bila wajib pajak datang berkunjung ke KPP tersebut.
Solusi : Pada botantrian.com , terdapat history / log siapa saja yang berinteraksi dengan whatsapp bot, konten apa saja yang diakses oleh wajib pajak, sehingga admin / staff dapat mengetahui nomor whatsapp wajib pajak tersebut , dan bisa dihubungi manual untuk mendapatkan informasi lebih dalam.
Masalah 4: Mengirimkan pesan kebanyak WP sekaligus, untuk mengirimkan pesan massif, Whatsapp menerapkan aturan tertentu, aturan ini berguna untuk melindungi penerima dari penerimaan pesan spam, scam, pesan yang mengganggu. Agar terhindari dari potensi banned, Pengirim sebaiknya menyisipkan pesan perkenalan , maksud dan tujuan pengiriman pesan.
Solusi : Pada botantrian.com ada layanan broadcast messages dengan aturan tiap pesan diatur jarak selama kurang lebih antara 60 sampai 90 detik. Setiap pesan dapat diatur untuk menyebutkan nama penerima, nomor npwp penerima, alamat penerima dan tujuan dikirimkan pesan. Penerima juga disarankan untuk menyimpan nomor pengirim (save address) dan bila ada keperluan untuk meresponse, maka diarahkan ke nomor AR masing-masing wajib pajak atau nomor help desk KPP tersebut.
Sekedar informasi, BotAntrian.com pertama kali hadir pada 27 Maret 2020.
